مقالات

تنشغل المنظمات اليوم بإصلاح أمور مهمة وجوهرية وتشييد بناء تنظيمي قوي، ولذلك تلجأ بعضها إلى إسناد المهام الأقل أهمية وأولوية سواء إلى جهة محلية أو خارج البلد. سنتعرف في هذا المقال على استراتيجية إسناد العمل محلياً أو لجهة خارج البلد وأهمية الاستعانة بهذه الاستراتيجيات، بالإضافة إلى تقديم مجموعة من النصائح لتساعدك في تحديد ما إذا كنت تريد اللجوء إلى الاستعانة بجهة محلية أو دولية. 

ما هو إسناد العمل Outsourcing 

يعتبر إسناد العمل اتفاقٌ تجاري تقوم فيه المنظمة بتفويض طرف ثالث لتقديم نوعٍ معين من الخدمات أو أداء مهمة ما، وقد نمى هذا الأسلوب ليصبح جزءاً أساسياً من عملية تطوير الاستراتيجية. 

لماذا تقوم المنظمات بإسناد العمل 

حين تفكر المنظمات بالاستعانة بمصادر أخرى للقيام بالعمل يكون هدفها غالباً التعرف على رؤى مختلفة وتوسيع مدارك المنظمة، ومع ذلك فإن هنالك مجموعة من الأسباب الأخرى التي تدفع المنظمات لإسناد العمل، وهذه قائمة ببعضٍ منها: 

• التركيز على القضايا الأكثر أهمية:

هنالك الكثير مما يشغل بال المنظمة من أمور ذات أولوية قصوى، وبالتالي فهي تفضل تفويض المهام الأقل أهمية والتي لا تتطلب إنجازاً في أقرب وقت إلى وكالات خارجية، حتى يتسنى لها التركيز على المواضيع الجوهرية. 

• توفير التكلفة:

لنفرض مثلاً أنك عثرت على المرشح المناسب الذي يتمتع بالمهارات المناسبة لشغل المنصب، سيكلفك ذلك الكثير من المال لتوظيفه، ولذلك فإن إسناد العمل هو بمثابة مخرج لك، فهو يوفر لك من المال ما قيمته ربع ما كنت ستدفعه لموظف يعمل بدوامٍ كامل. 

• إدارة أفضل للمخاطر والاستمرارية:

الاستعانة بمصادر خارجية تساعد على الحد من الأثر السلبي المحتمل عن طريق ضمان استمرار تقديم الخدمات الرئيسية، بينما تتعامل الإدارة مع الأمور الأكثر أهمية. 

• توسيع قائمة المواهب:

يساعد موضوع إسناد العمل إلى مقابلة أفراد يتمتعون بمهارات ومواهب ضرورية لاتمام العمل على أكمل وجه، حيث تلجأ الشركات التي تعاني نقصاً في المواهب إلى إسناد العمل، فيسمح لهم هذا الأسلوب بالاستعانة بأفضل المواهب في السوق لانجاز العمل باحترافية. 

عظيم! أنت جاهز للبدء بإسناد العمل إلى جهات خارجية، لكن هذا يتطلب اتباعك لمجموعة من الخطوات حتى تحقق هدفك وتنجز العمل بكفاءة. 

8 خطوات عملية الإسناد الخارجي للعمل 

• حدد احتياجاتك:

هل تبحث عن فرد؟ طاقم عمل؟ أو ربما بعض الموارد فقط. وضوح الوجهة يجعل الوصول إليها أمراً سهلاً وسلساً. 

• ابحث عن الموقع الجغرافي الهدف:

هل ستستعين بمصادر قريبة منك أو مصادر خارج البلد؟ " سنقوم بتوضيح الفرق بعد قليل." 

• اختر موفر الخدمات:

قم بالاطلاع على مقدمي الخدمات والمشاريع التي سبق لهم العمل عليها. وجهات الاتصال للجهات التي عملوا معها. 

• اختر الشريك الصحيح:

خذ وقتك في مراجعة جميع المقترحات واختيار الجهة التي تعتقد بأنها ستساهم في إنجاز العمل وتحقيق أهداف المنظمة. 

• اعقد اجتماعاً:
  

من الضروري أن تخبر موظفيك أنك سوف تستعين بمساعدة وكالة خارجية، بل إن الأهم من ذلك هو الاجتماع مع هذه الوكالة لمناقشة إمكانية وضع خطة عمل والمسائل الأخرى المتعلقة بهذا الصدد. 

• تقييم الموظفين:

بعد الاجتماع، قرر إذا ما كنت ستستمر في العمل مع هذه الجهة التي اخترتها عن طريق تقييمها بمقياس معين. 

• الحفاظ على علاقات جيدة بين فريق المنظمة والفريق المسند إليه العمل:
  

فربما تلجأ لطلب مساعدتهم مرة أخرى، لذلك لا تريدهم أن يترددوا في الموافقة على العمل معك مرة أخرى. 

• ابدأ العمل:
  

اسمح للوكالة أو فريق المسند إليه العمل بالبدء بالعمل مع مراقبتك لسير العمل من بعيد للتأكد من أن كل شيء يخدم مصلحة الجميع. 

قد تلجأ المنظمات الكبرى إلى الاستعانة بخدمات فريق من جنسية مختلفة أو دولة أخرى أقل تطوراً. وهذا ما نطلق عليه إسناد العمل إلى جهات خارجية.  

ما هو إسناد العمل لجهات خارجية Outsourcing 

يُقصد بهذا المصطلح استعانة منظمات كبرى من دول غنية بأطراف أخرى من دول فقيرة أو أقل تطوراً لتقليل تكلفة إنجاز العمل. ونظراً لندرة المتخصصين في السوق، فإن استراتيجية الاستعانة الخارجية مشهورة بشكل خاص في مجال تكنولوجيا المعلومات، ويعد هذا الإجراء التجاري طريقة أقل تكلفة وأكثر ملاءمة لتوظيف قوة عمل مع الحفاظ على جودة الانتاج. 

لماذا تقوم المنظمات بإسناد العمل لجهات خارجية

خلصنا إلى أن السبب الأساسي لإسناد العمل أو الاستعانة بمصادر خارجية هو الحصول على مساعدة الأفراد المتمرسين في المسائل المتعلقة بالمنظمات، بيد أن هناك أسبابًا رئيسية تجعل بعض المنظمات تفضل الاستعانة بمصادر من خارج البلد. إليك قائمة بالأسباب التي قد تدفعك إلى الاستعانة بمصادر خارجية: 

• نقص في أصحاب المهارات:

وفقا لـ شبكة البحث عن مصادر خارجية لإسناد العمل، فإن الافتقار للمهارات في الهيكل التنظيمي للمنظمة لهو من أهم الأسباب التي تجعلها تتجه للاستعانة بالمصادر الخارجية، وفيما يتعلق بالخبرة والقدرات في مجال العمل، فإن الدول الواقعة خارج الحدود لديها مجموعة كبيرة من الأفراد المؤهلين. الذين يمتلكون القدرات المناسبة. 

• الجودة والعملية:

خيار الاستعانة بمصادر خارجية مناسب حيث يتم اتباع النظم التي تتقيد بالمعايير والعمليات الموحدة. وفي حال كان لديك مخطط لانتاج منتج على نطاق واسع فإن دول الفلبين وبلدان أخرى في جنوب شرق آسيا ستنجز طلبك بكفاءة وجودة، حيث يتم الاستعانة بهم لخبرتهم في الانتاج بدقة وحذر كبيرين. 

• التكلفة:

تلجأ المصانع للاستعانة بمصادر خارجية لتقليل تكلفة الانتاج في المصنع، فالدول النامية تقدم لهم الخدمات بتكاليف عمل منخفضة مع توفر المرافق الصناعية المطلوبة. 

وكثيراً ما تخلط المنظمات بين مصطلح إسناد العمل (Outsourcing) وإسناده إلى جهات خارجية (Offshoring). ولا ينبغي أن يكون الأمر كذلك لأنهما مفهومان منفصلان ولهما معانٍ مختلفة ويستخدمان في حالاتٍ مختلفة. 

ما الفرق بين إسناد العمل والنقل إلى الخارج 

• ويعرف تحويل أنشطة الشركات إلى شركة خارجية (الاستعانة بأفراد من غير أفراد المنظمة، من منطقة قريبة أو بعيدة) ذات مستوى من التخصص بالاستعانة بمصادر خارجية (Outsourcing). بينما يُقصد بالاستعانة بمصادر خارجية (النقل إلى الخارج)، نقل عمل وأنشطة المنظمة التجارية خارج أسوار المنظمة وإلى دولة أخرى. 

• النقل إلى الخارج (Offshoring) يتم فقط على نطاق عالمي، بينما اسناد العمل (Outsourcing) قد يتم محليًا وعالميًا. وبالطبع فقد أدركت أن اسناد العمل (Outsourcing) قد يشمل النقل إلى الخارج (Offshoring). فعندما تقوم شركة ما بإسناد العمل لمجموعة في دولة أخرى فهي بذلك تلجأ لأسلوب النقل إلى الخارج (الاستعانة بمصادر خارجية Offshoring). 

• إن الهدف من إسناد العلم في أنشطة الأعمال التجارية هو تمكين المنظمة من التركيز على مهامها الأساسية. أما النقل إلى الخارج فتلجأ إليه المنظمات لتقليل التكاليف. 

قد يزودنا النقل إلى الخارج بالاستعانة بمهارات العمال في البلاد الأجنبية ويوفر لنا المال والوقت، لكن هل من الحكمة الاستعانة بهذا الخيار دائماً؟  

ما هي عيوب نقل الأعمال إلى الخارج Offshoring 

• تحكم محدود بالمصادر المشتركة:

وبالطبع فإن هذه فرصة مناسبة لتسريب المعلومات التي قد يكون من الصعب التحكم به، وقد لا تستطيع إصلاح الأمر بعد وقوع الضرر، وخصوصًا إن كان جسيمًا، وتتضاعف الصعوبة عندما يتعلق الأمر بالموارد المشتركة التي تحتوي على بيانات تحميها بنود الخصوصية في بلدك. 

• عدم القدرة على السيطرة على الأنشطة اليومية:

لا يمكنك متابعة عمل الفريق الذي يعمل عن بعد كما تتابع الموظفين الذين يعملون لديك في المكتب. فمثلاً إذا لاحظت أن الإنجاز يتم أبطئ مما توقعت، تعبر عن امتعاضك وقلقك وتطالب بتوضيحات، ولكن في النهاية تضطر للقبول بأي إجابة تقدمها الجهة التي استعنت بها. 

• الافتقار إلى الشفافية في التسعير، مما يؤدي إلى تكاليف مرتفعة:

حيث تكون في وضع صعب للتفاوض أكثر مما يجب لأن لديك تأثير محدود على هيكل الفريق ووظائفه، وكذلك الحد الأدنى من الوعي بتشريعات العمالة في تلك الدولة، وهذا جانب سلبي محتمل في عملية النقل إلى الخارج (Offshoring). 

الاختيار بين إسناد العمل Outsourcing أم النقل إلى الخارج Offshoring 

هل تواجه صعوبة في اتخاذ قرار بشأن اسناد العمل (Outsourcing) أو النقل إلى الخارج (Offshoring)؟ قد تجد الملاحظات التالية مفيدة: 

• حدد مدة الفترة التي ستحتاج إلى الخدمة فيها:

إسناد العمل لجهات داخلية قد يكون مناسباً في حالة الخدمات المطلوبة لمدة قصيرة. على سبيل المثال إذا كنت تملك شركة تسويق، وتحصل على طلبات الزبائن لإنتاج الفيديو في بعض المناسبات، فإسناد العمل سيكون خياراً ممتازاً.  

• ماهي درجة السيطرة التي تريد امتلاكها؟

إذا كنت ترغب في إدارة العملية من البداية حتى النهاية فأسلوب النقل إلى الخارج هو المناسب في هذه الحالة، حيث يمكنك ارسال فريقك للتأكد من الجودة ومطابقة العمل وفق المعايير التي وضعتها.  

• ضع في الاعتبار السرية:

قد يكون من الصعب أو المستحيل إسناد العمل إذا كانت مؤسستك تتعامل مع معلومات العملاء الحساسة أو يجب أن تفي بالمعايير القانونية الخاصة.  

من المهم الاستثمار في الاستعانة بمصادر خارجية وفي النقل إلى الخارج لأن هذه الأساليب تساعد على توفير الوقت والجهود، وتقديم آفاق وإمكانيات جديدة للمنظمة. إذا كنت مهتماً بمعرفة المزيد عن الاستعانة بمصادر خارجية، قم بزيارة موقعنا على الإنترنت هنا